Nota fiscal denegada é aquela considerada inválida pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) por ter alguma irregularidade pela parte do emissor ou destinatário. Elas não podem ser reutilizadas. Para consertar o problema é preciso procurar a Sefaz e resolver a situação, só assim é possível enviar notas fiscais tidas como regularizadas.
Qualquer empresa, independentemente de seu porte, provavelmente já se deparou com notas fiscais denegadas e teve de arcar com um grande prejuízo. Se você já passou por isso sabe o trabalho que é refazer todo o procedimento.
É melhor evitar dores de cabeça por ter que gastar tempo e mão-de-obra com isso. Saiba quais providências você deve tomar no caso de precisar lidar com documentos invalidados. Confira o artigo, anote a dicas e se livre do problema.
Entenda o que é nota fiscal denegada
Consiste numa nota em que irregularidades foram descobertas pela Secretaria de Fazenda e Planejamento (Sefaz) e, por isso, está proibida de ser faturada.
A numeração da nota é registrada pela Secretaria como inválida. Essa condição é imutável, ou seja, não há como ela ser aproveitada e nem anulada.
O poder público tem obrigação de armazenar este documento pelo prazo de cinco anos, conforme orientação da Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173.
As notas fiscais denegadas não podem ser corrigidas e reutilizadas, ao contrário das notas fiscais rejeitadas, que têm essa possibilidade. Outra diferença é que a Sefaz são guarda em seu arquivo as notas fiscais rejeitadas.
O que causa a denegação de notas fiscais?
É importante sempre realizar uma pesquisa junto a Sefaz do respectivo estado de operação quando houver qualquer dúvida referente à emissão de notas fiscais, assim, é possível prevenir equívocos que gerem danos à companhia.
As irregularidades que podem deixar uma nota fiscal em denegação são:
- o emissor tem tributos não pagos;
- o destinatário tem tributos não pagos;
- o destinatário não tem licença para atuar no Estado;
- cadastro desatualizado;
- a inscrição estadual está suspensa;
- utilizar a mesma numeração de uma nota que já foi denegada.
Como proceder com notas fiscais denegadas?
Para regularizar a situação é necessário que o emissor ou destinatário devedor do Fisco acione a Sefaz para resolver seu caso. Só depois disso vai ser possível fazer o envio de notas fiscais válidas referente a produtos ou serviços.
Quando uma parte sabe da irregularidade da outra, emissor e destinatário podem conversar para que o inadimplente procure a Sefaz e acerte as contas.
Esse método funciona quando a quantidade de notas fiscais é baixa, mas realizar esse procedimento com alto volume pode ser um trabalho sem fim. A alternativa está em contratar um sistema que faça isso de maneira automática.
Formas de prevenir a denegação
Quando uma nota fiscal é denegada leva a empresa a refazer o trabalho, o que prejudica a produtividade da área responsável. Assim, o melhor é a prevenção.
Há sistemas operacionais que realizam a busca no cadastro de clientes, fornecedores e contratantes e verifica a existência de irregularidades no CNPJ.
Através do programa da Espião NF-e é possível identificar se a nota fiscal está denegada na Secretaria da Fazenda.
Com esse procedimento é possível ter um cadastro de dados sempre atualizado, poupando o tempo e trabalho de refazer documentos invalidados.
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