O que são notas fiscais emitidas (saída) e por que você deve gerenciá-las?
Notas fiscais de saída são documentos emitidos por sua empresa para registrar vendas ou prestações de serviço. Elas são essenciais para:
- Cumprir obrigações fiscais: Garantindo que você esteja em conformidade com a legislação.
- Controle financeiro: Ajudando a monitorar receitas e estoque.
- Relatórios e auditorias: Facilitando a organização de dados para análises ou fiscalizações.
O problema é que encontrar e organizar essas notas de saída (emitidas pela sua empresa) nem sempre é simples. Se você usou um emissor próprio ou contratado, ele geralmente oferece a opção para acessar e baixar o XML da nota fiscal. No entanto, podem ocorrer situações em que as NF-e sejam perdidas, seja por falta de backups ou outros imprevistos. Nesses casos, o Espião NF-e pode ajudar a recuperar os arquivos XML dessas notas fiscais de saída.
Como consultar notas emitidas (NF-e) na SEFAZ informando o CNPJ?
Notas fiscais de entrada (emitidas contra a sua empresa)
A SEFAZ (Secretaria da Fazenda) possui um serviço (webservice) que permite consultar suas notas fiscais de entrada (ou seja, as notas emitidas contra o seu CNPJ ou CPF).
- Nesta opção a SEFAZ disponibiliza o XML da NF-e após a Manifestação do Destinatário.
Notas fiscais de saída (emitida pela sua empresa)
Já para as notas de saída a situação é diferente, neste mesmo serviço (webservice), a SEFAZ compromete-se em disponibilizar um RESUMO DE EVENTO da nota fiscal emitida apenas quando o destinatário (seu cliente) realiza a Manifestação do Destinatário.
Por exemplo, se sua empresa emitiu uma nota fiscal e o cliente a manifestou ao recebê-la, você poderá consultar as informações da NF-e (chave de acesso e qual manifestação foi realizada). Caso o cliente não tenha manifestado a nota, essas informações não estarão acessíveis.
- Nesta opção a SEFAZ não disponibiliza o XML da NF-e.
Como recuperar o XML da Nota Fiscal (NF-e e NFC-e) emitida (saída)?
Veja as opções mais comuns de como resgatar os XMLs NF-e e NFC-e emitidos pela empresa:
1. Pelo sistema do emissor de NF-e/NFC-e
Se você usou um emissor próprio ou contratado, ele geralmente oferece a opção de baixar o XML da nota fiscal, procure uma opção como “Exportar XML”, “Baixar XML”, ou algo similar.
2. Via sistema ERP ou Contábil
Se você utiliza um sistema de gestão (ERP) ou software contábil integrado à SEFAZ, localize a nota desejada e clique em Exportar ou Baixar XML
3. Solicitando ao destinatário ou à Contabilidade
Solicite o XML ao destinatário da nota fiscal (obrigação legal de compartilhamento com clientes) ou verifique se sua contabilidade tem acesso ao XML para fornecê-lo.
4. Pelo portal Nacional da SEFAZ (apenas para NF-e)
Se você não tem o XML no emissor, é possível baixar diretamente no site da SEFAZ, caso tenha a chave de acesso e o certificado digital da empresa:
- Acesse o Portal Nacional da NF-e.
- Clique em “Consulta Completa”.
- Insira a chave de acesso da nota fiscal (44 dígitos).
- Ao acessar, clique no botão Download do documento, e selecione o certificado digital da empresa.
5. Pelo sistema Espião NF-e
Através do sistema Espião NF-e é possível resgatar os arquivos XMLs de saída (emitidas pela sua empresa), nos seguintes modos:
- Informando lotes das chaves de acesso (NF-e e NFC-e);
- Número e série da nota fiscal (NF-e e NFC-e);
- Ao consultar na SEFAZ pelo CNPJ (notas manifestadas pelos seus clientes), válido apenas para NF-e.
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Com o Espião NF-e, consultar e gerenciar suas notas de saída nunca foi tão prático. Agora, você pode:
- Resgatar XMLs de notas de saída: Todas as informações fiscais em um único lugar.
- Centralizar a gestão: Administre notas de entrada e saída no mesmo sistema.
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